RGPD

Politique de confidentialité de Ricoh Industrie France

Ricoh Industrie France (ci-après dénommée RIF) a le site internet www.ricoh-thermal.com (ci-après dénommé le site). Le site donne de nombreuses informations sur RIF, le Groupe Ricoh, les produits et services que propose la société. RIF reconnait l’importance du caractère confidentiel des données personnelles et s’engage, en sa qualité de responsable de traitement, à respecter l’ensemble des obligations qui lui incombent, en vertu du règlement européen (UE) 2016/679 dit «RGPD» (Règlement Général sur la Protection des Données)  et des lois applicables pour protéger votre vie privée et traiter les données vous concernant avec le plus grand soin et la plus grande confidentialité. Ces données ne seront utilisées à aucune autre fin que celles indiquées dans le présent document.

La présente politique de confidentialité décrit notre rôle, les raisons pour lesquelles nous traitons les données à caractère personnel et la manière dont nous le faisons et si vous êtes concerné(e), vos droits et nos coordonnées si vous souhaitez nous contacter.

Qui sommes-nous ?

Nous sommes la société Ricoh Industrie France dont vous trouverez les coordonnées et autres informations pertinentes ci-dessous.

Responsable de traitement

Ricoh Industrie France SAS 

144 route de Rouffach

68920 Wettolsheim

Téléphone : +33 (0)3 89 20 40 00

E-mail (informations générales RIF): info@ricoh-industrie.fr

E-mail (question relative au RGPD) :  data.protection@ricoh-industrie.fr

R.C.S COLMAR B 341 095 735

Siret : 341 095 735 000 21

Capital social : 22 105 107€

Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel conformément à la présente politique de confidentialité (sauf indication contraire dans celle-ci).

Quelles sont les personnes concernées ?

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

• vous êtes l’un de nos clients ou l’un de nos fournisseurs,
• vous utilisez nos produits ou faites appel à nos services,
• vous travaillez pour l’un de nos clients ou pour l’un de nos fournisseurs,
• vous travaillez pour une personne qui utilise nos produits ou fait appel à nos services,
• vous êtes une personne (ou vous travaillez pour une personne) auprès de qui nous souhaitons promouvoir nos produits ou services ou à qui nous souhaitons les vendre.

Dans une telle situation, nous sommes susceptibles d’avoir obtenu vos coordonnées directement auprès de vous (par l’intermédiaire de notre site internet, par exemple ou lors d’un salon ou d’une exposition) ou d’une autre source,

• vous posez des questions via notre rubrique „contactez-nous“, postez votre candidature ou répondez à une enquête,
• vous remettez votre carte d’identité, passeport ou permis de conduire ou fournissez le numéro d’immatriculation de votre véhicule (uniquement camions) au poste de gardiennage lorsque vous vous rendez sur notre site de Wettolsheim.

Quelles données personnelles allons-nous traiter ?

Les données que nous traitons sont celles que nous recevons de votre part soit dans le cadre de la relation commerciale que nous avons avec la société pour laquelle vous intervenez, soit à titre personnel, voire obtenues par un autre moyen : téléphone, courrier électronique, site internet, réseaux sociaux, …

Nous sommes susceptibles de traiter les informations personnelles suivantes, encore appelées « données de contact ou personnelles » :

• Votre nom,
• Votre employeur et l’intitulé de votre poste ou votre service.
• Votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou vos autres coordonnées professionnelles ou privées, en fonction de la nature de la relation que nous entretenons avec vous ou avec la personne qui vous emploie.

Le traitement de ces données est une condition nécessaire et préalable à l’exécution d’un contrat (d’une commande) avec la société que vous représentez ou à laquelle vous appartenez. Sans ces informations, aucun contrat (aucune commande) ne pourrait être conclu(e) et/ou exécuté(e) par notre société.

Parmi les données que nous obtenons auprès de vous lorsque vous utilisez notre site internet figurent :

• des données techniques, y compris l'adresse IP (Internet Protocol) utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, vos informations de connexion, le type de navigateur et sa version, votre fuseau horaire, les types d'extensions de votre navigateur et leurs versions, le système d'exploitation et la plate-forme,  
• des données concernant votre visite, y compris l'intégralité des URL (Uniform Resource Locators) consultées avant, pendant et après notre site Internet (y compris la date et l'heure) ; les produits que vous avez consultés ou recherchés ; les délais de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages, les interactions avec ces pages (telles que le défilement, les clics et les déplacements de votre souris), ainsi que les méthodes utilisées pour quitter la page concernée et tous les numéros de téléphone utilisés pour contacter notre service clients ou le nom d’utilisateur utilisé, sur les réseaux sociaux, pour prendre contact avec notre service clients.

Cookies

Notre utilisation de cookies pour procéder au traitement de données à caractère personnel est détaillée dans notre Politique en matière de cookies que nous vous prions de lire : https://www.ricoh-thermal.com/fr/a-propos-des-cookies

À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?

Nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Conclure et exécuter un contrat avec vous ou la personne qui vous emploie afin de :
• fournir des produits et des services à des clients ou à d'autres utilisateurs desdits biens et services ;
• se procurer des biens et des services auprès de fournisseurs ou prestataires ;
• gérer et administrer nos relations avec des clients, des fournisseurs et d’autres utilisateurs de nos biens et services ;
• répondre à des demandes techniques et/ou à des réclamations produit ;

si vous ou la personne qui vous emploie êtes (est) le client, l’utilisateur ou le fournisseur desdits biens ou services à ces fins.

• Promouvoir et commercialiser nos produits et services et fournir des informations les concernant. Cela peut intervenir par l’intermédiaire de communications (telles que des courriers électroniques) ou des appels téléphoniques à des fins de prospection. Cela peut inclure des suggestions et des recommandations concernant des produits ou des services qui sont susceptibles de vous intéresser ou d'intéresser la personne qui vous emploie, et sera soumis aux préférences que vous avez déterminées, le cas échéant. Vous pourrez à tout moment vous opposer à l’envoi de ces communications via le lien de désinscription ou en nous contactant à l’adresse suivante : data.protection@ricoh-industrie.fr

• Administrer notre site Internet conformément à nos Mentions Légales et gérer son fonctionnement interne, notamment la résolution de pannes, l'analyse de données, des tests, des recherches, des statistiques et des enquêtes.
• Garantir la sûreté et la sécurité de notre site Internet et de nos autres systèmes.
• Utiliser vos données personnelles pour l’envoi de notre Newsletter mensuelle après avoir recueilli votre consentement via le formulaire d’abonnement.

Qui utilisera vos données ? Seront-elles transférées ?

Nous sommes susceptibles de communiquer vos données à caractère personnel aux personnes et entités suivantes :

• Tout membre de notre Groupe, à savoir notre entreprise, notre société mère et ses filiales.
• Des tierces parties, ce qui inclut :
• nos partenaires commerciaux, nos clients, nos fournisseurs et nos sous-traitants dans le cadre de l’exécution de tout contrat que nous concluons ou de toute autre interaction intervenant dans le cadre normal de notre activité avec vous ou avec la personne qui vous emploie ;
• nos commissaires aux comptes, nos conseillers juridiques et nos autres conseillers professionnels ou prestataires de services ;
• de notre agence d'évaluation du crédit aux fins d'apprécier votre solvabilité si cela intervient dans le cadre de la conclusion d’un contrat avec vous ou la personne qui vous emploie.
• Pour ce qui est des informations obtenues par l’intermédiaire de notre site Internet :
• les pôles Ressources Humaines, Communication et Marketing de Ricoh Industrie France sont habilités à traiter les données personnelles reçus sur le site internet afin de répondre aux demandes, sous réserve de la bonne application de notre politique consacrée aux Mentions Légales et aux cookies.

https://www.ricoh-thermal.com/fr/a-propos-des-cookies

https://www.ricoh-thermal.com/fr/mentions-legales

• des prestataires de services d'analyse et de référencement (enquête on line) qui nous aident à optimiser notre site Internet, et sous réserve de la rubrique de la politique consacrée aux cookies.

Enfin si nous sommes contraints de divulguer ou de communiquer vos données à caractère personnel pour nous conformer à toute obligation légale, pour faire respecter ou pour respecter nos conditions de livraison et d'autres accords conclus avec vous ou de protéger les droits, les biens ou la sécurité de Ricoh, de nos clients ou de tiers. Cela inclut la possibilité d'échanger des informations avec d'autres sociétés et organisations afin de lutter contre la fraude et de réduire le risque de crédit.

Sur le fondement de quelles bases légales procédons-nous au traitement de vos données à caractère personnel

Le fondement juridique sur lequel nous nous appuyons pour procéder au traitement de vos données à caractère personnel est le suivant :

• Si cela est nécessaire d’obtenir votre consentement préalable au traitement en question afin que nous soyons autorisés à l’effectuer.
• À défaut, nous traiterons vos données à caractère personnel si ce traitement est nécessaire :
• à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie prenante ou à la prise de mesures précontractuelles à votre demande ;
• au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ;
• ou aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons ou que toute autre personne poursuit, à condition que ne prévalent pas vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux qui imposent la protection des données à caractère personnel (la plupart des situations dans lesquelles nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’une relation que nous avons établie avec la personne qui vous emploie relèvera de cette catégorie).

Où procédons-nous au traitement de vos données à caractère personnel ?

Les données que nous traitons vous concernant sont susceptibles d’être transférées et conservées dans un pays situé hors de l’Espace économique européen (« EEE ») qui peut ne pas être soumis à une législation équivalente en matière de protection des données. Elles sont également susceptibles d'être traitées hors de l'EEE par des personnes qui travaillent pour nous ou pour l'un de nos prestataires. Ces personnes peuvent intervenir notamment dans la satisfaction de vos commandes, le traitement des informations relatives à votre paiement et la prestation de services d'assistance.

Si des données à caractère personnel sont transférées dans le cadre de la prestation de nos services, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour nous assurer qu’elles sont soumises à des garanties appropriées, notamment l'application d'un mécanisme d’adéquation juridique reconnu qui peut inclure la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la CE en matière de transfert de données à caractère personnel (voir le lien http://ec.europa.eu/justice/dataprotection/internationaltransfers/transfer/index_fr.html) et qu'elles sont traitées en toute sécurité et dans le respect de la présente politique de confidentialité.

Malheureusement, le transfert de données par Internet n'est jamais totalement sûr. Bien que nous mettions tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données transmises à notre site Internet et toute transmission est faite à vos risques et périls. Une fois vos informations reçues, nous aurons recours à des procédures strictes ainsi qu'à des mesures de sécurité afin d'empêcher tout accès non autorisé.

Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles en archivage courant que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées, après quoi elles seront soit supprimées, soit conservées en archivage intermédiaire pendant 5 ans après la conclusion d’un contrat commercial, en vertu des dispositions légales sur les délais de prescription et conformément aux dispositions du Code de Commerce.  

Quels sont vos droits ? 

Vous avez le droit de vous renseigner sur vos données personnelles détenues par nos soins (droit d’accès).

En outre, vous avez le droit de demander la correction de données incorrectes ou incomplètes (droit de rectification).

De plus, vous avez le droit de faire effacer les données vous concernant (droit à l’oubli), le droit de limiter le traitement des données (droit à la limitation) et le droit de faire transférer vos données à un autre responsable de traitement (droit de portabilité).

Par ailleurs, vous avez le droit de définir des directives anticipées sur le sort de vos données post-mortem.

Comment retirer votre consentement au traitement et exercer vos droits relatifs à vos données personnelles ?

Pour exercer le ou les droits précités, il convient de contacter notre société, responsable de traitement, en adressant un mail à l’adresse suivante : data.protection@ricoh-industrie.fr ou en nous écrivant à l’adresse en page 1. 

Une copie de la pièce d’identité scannée de la personne concernée doit être jointe à la demande. Veuillez noter que nous pouvons être tenus de vous demander de plus amples renseignements avant de transmettre les informations demandées, conformément aux dispositions légales.

En outre, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente si vous estimez que vos données personnelles ont été traitées de manière illicite, à savoir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sise 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - Tel: 01 53 73 22 22

Modifications de la présente politique de confidentialité

Toute modification apportée à l'avenir à notre politique de confidentialité sera publiée sur cette page et le cas échéant, vous sera notifiée par courrier électronique. Nous vous remercions de la consulter régulièrement afin de prendre connaissance des mises à jour ou des modifications apportées.   

Date de la présente politique

Mise à jour le : 01-09-2018

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